Se lancer dans la réponse à un appel d'offre d'un OPCO, d'un FAF, c'est tentant !

Quand je discute avec mes prospects et mes clients, deux solutions de modèles économiques leur plaisent particulièrement :

• Décrocher un appel d'offre d'un OPCO ou d'un FAF
• Vendre des formations courtes éligibles au CPF

Pour rappel, un appel d’offre peut être public ou privé, dans les deux cas les enjeux sont les mêmes pour un organisme de formation. Dans le cas d'un opérateur de compétences (OPCO), ou d'un fond d'assurance formation des travailleurs non salariés (FAF), il s'agit d'argent public, donc de marché public.

Qu'il soit public ou privé, l'acheteur lance un marché qui dure plusieurs années, et qui concerne souvent un budget conséquent.

Quand vous lisez « plusieurs années », entendez : longévité, pérennité de votre activité, régularité dans votre trésorerie. Le Jackpot quoi ! 

Dans cet article je veux provoquer une prise de conscience sur l’intérêt que peuvent avoir les appels à projet dans votre développement d’activité de formation, à condition qu’ils soient bien menés.

Ces sources de collaboration sont extrêmement intéressantes de part leur volume mais ils requièrent une attention et un professionnalisme particulier. 

Vous n’avez pas le droit à l’erreur car de gros budgets sont en jeux ainsi que votre crédibilité.

Dans cet article, on n'évoquera pas les propositions de marchés publics issus des Régions, de France Travail, ou autre très gros consommateur. Peut-être à tort, même si je pense sincèrement que ce serait une perte de temps, n'ayant aucune chance de les remporter, du fait de notre condition d'organismes de formation individuels.

Appel d'offre OPCO, pourquoi s'y intéresser ?

Au fait, les OPCO, c'est qui ? C'est quoi ?

Les OPCO sont connus du grand public, parce qu'ils participent au financement des différents dispositifs de formation destinés aux salariés des entreprises :

• Le Plan de développement des compétences, anciennement plan de formation. Il est à l'initiative des entreprises pour le maintien et l'amélioration des compétences de ses employés et cadres
• L'alternance pour l'embauche d'un demandeur d'emploi en contrat de professionnalisation ou d'un apprenti
• Les transitions avec le FNE formation
• etc.

Veille formation a répertorié pour vous les différents OPCO, avec leurs critères de prise en charge. Merveilleux !

Il y a 11 OPCO, répartis selon les branches professionnelles qu'ils représentent. Pour la petite histoire, j'ai travaillé pour l'un d'entre eux, AGEFOS PME (devenu OPCO EP), à l'époque où on les appelait encore OPCA (Organisme Paritaire de Collecte Agréé).

Ce sont des organismes paritaires, dirigés par les syndicats (un mixte des syndicats salariaux et patronaux).

Les missions de l'OPCO sont importantes :

• participer au financement des formations comme vus ci-dessus
• veiller à la qualité des formations dispensées (un OPCO peut vous contrôler dans le cadre du GIE D2OF)
• recenser les besoins prioritaires en compétences des branches professionnelles

C'est dans le cadre de ce recensement qu'un OPCO va décider d'organiser des formations prioritaires pour la branche et les proposer aux salariés des entreprises adhérentes. Pour concevoir et animer ces formations, l'OPCO va faire appel à des organismes de formation publics ou privés et lancer un appel d'offres.

Tout le monde pourra y répondre, à condition de détenir un numéro de déclaration d'activité, et la certification Qualiopi.

Et les FAF alors, c'est quoi ?

Les FAF ne sont pas des OPCO. Ils ne sont pas impliqués dans la formation des salariés, mais dans celle des travailleurs non salariés :

• dirigeants d'entreprise individuelles, y compris les micro entrepreneurs
• gérant d'EURL, ou gérant majoritaire de SARL
• professionnel libéral

Il existe 5 FAF, répartis selon le statut et l'activité du TNS :

• le FIFPL pour les professions libérales (hors médical)
• l'AGEFICE pour les prestataires de service
• le FAFCEA pour les commerçants et artisans
• le VIVEA pour les agriculteurs
• le FAF-PM pour les professionnels médicaux

De la même façon que l'OPCO, le FAF va recenser les besoins en formation des TNS qu'il représente, et lancer des appels d'offre pour la conception et l'animation des formations choisies.

On pourra noter ici que beaucoup d'autres entités représentatives de travailleurs indépendants proposent des appels d'offres pour des formations, comme les syndicats, les réseaux d'entrepreneurs.

Par exemple, j'ai répondu cette année à une demande du syndicats de formateurs consultants CSFC. Je ne l'ai pas emporté sniiiif.

Pourquoi répondre à l'appel à projet d'un OPCO ou d'un FAF

Remporter un appel d’offre apporte à la fois de la prévisibilité et des références : 

• Prévisibilité : Les appels d’offres permettent une visibilité à long terme en matière de chiffre d’affaires. Vous avez la certitude d’être payé. Ce sont des contrats qui peuvent s’étendre sur plusieurs mois voire plusieurs années. Avec reconduction possible !
• Références : acquérir une expérience auprès d’un client reconnu (qui plus est avec une notoriété et une dimension importante) qui peut ensuite être valorisé, dans le cadre de l'autorité de l'organisme de formation

Toutefois, un développement orienté vers les appels d’offres nécessite quelques points de vigilance. Voici quelques appuis clés à garder en tête pour cette conquête : 

• Mettre en place une stratégie de veille adaptée  : veille informatique sur les différents marchés lancés, réponses aux marchés avec personnalisation de la réponse en fonction des différents critères (ils sont souvent conséquents), demande de complément d’information pour éclaircir certains points (attention les délais de réponse sont parfois XXXXL…) 
• Prendre contact physique ou  téléphonique avec les lanceurs de marchés afin de vous présenter, vous faire connaitre et ainsi maximiser vos chances d’être retenu. Et oui c’est quand même plus simple de faire un choix quand on sait à qui on confie des dizaines de milliers d’euros … Oui oui, j’ai bien dit dizaines de millier d’euros ! 
• Planifier des alertes sur les sites des OPCO et des FAF afin d’être averti de l’ouverture des marchés. Parce qu’entre nous la solution n’est pas d’actualiser toutes les 5 minutes la plateforme pour voir les nouveautés : c’est pas les soldes hein ! Et vous avez certainement autre chose à faire. Donc optimisez votre temps, il est précieux.
• Réserver du temps exclusivement à la gestion des marchés pour sélectionner les marchés sur lesquels vous souhaitez vous positionner. Après sélection il vous faudra analyser en détails les critères et réfléchir à la façon dont vous allez répondre au cahier des charges par rapport aux atouts de votre structure.

Comment accéder et répondre aux appels à projet

Créer des liens avec les acheteurs

Le contact avec les acheteurs ne passe pas que par la réponse aux marchés.

Je dirais même que la réponse à un appel d’offre est le dernier  de vos soucis (façon de parler bien sûr). Imaginez-vous simplement recevoir une lettre sans même connaitre le destinataire, ses intentions, ses atouts, son parcours, son expérience … Ca perd de son charme, non ? Et bien pour les réponses aux appels d’offres c’est pareil !

Le lanceur de marchés à besoin de savoir de qui il reçoit les réponses et ça, ça passe par … Le contact direct qui est un point essentiel dans le développement de votre activité, je ne vous l’apprends pas.

Clairement c’est de la prospection : « Salut c’est moi, j’existe, je fais ça, je travaille comme ci, voici mes atouts et mon entreprise peut vous apporter ça !  ». En plus professionnel bien entendu mais au moins le décor est posé, le lanceur de marchés sait que vous existez, vous avez présenté votre expertise. Un bon point pour vous !

Evidement un contact, c’est comme un site internet, ça s’entretient. Le but n’est pas de tomber aux oubliettes après votre premier échange. Trouvez des prétextes pour revoir le lanceur de marchés et « sympathiser ». Devenez celui ou celle à qui il pensera jour et nuit. 

Bon OK j’exagère mais vous avez compris l’idée !

A noter : plusieurs semaines avant le lancement du marché et d’avantage quand la procédure est engagée, le lanceur de marchés ne pourra plus interagir individuellement avec vous. 

Et oui, ça pourrait porter atteinte à la concurrence et même ça pourrait être dénoncé si ça venait à se savoir. Le favoritisme, que voulez vous … 

Le contact direct pour le lanceur de marché c’est bien, mais vous, qu’est ce que ça vous apporte ? 

• Pouvoir échanger avec un client, et un prescripteur potentiel (non négligeable), vous offrir des opportunités de collaboration
• Gagner en visibilité (c’est ce que je disais juste au-dessus avec l'autorité)
• Appréhender l’organisation de leur structure, leurs impératifs et leurs attentes : connaitre votre client, identifier ses besoins, ses forces et ses faiblesses
• Valoriser votre expertise et votre professionnalisme afin de mettre en avant ce qui vous distingue de la concurrence (agréments, prestations, présentation de votre structure, vos méthodes d’intervention, vos références/expériences)

Une fois que ce travail de prise de contact direct est fait, il vous faut être en alerte. 

Et oui, l’information ne tombe pas du ciel. Je vous conseille de : 

• Mettre en place des alertes par mots-clés sur les sites spécialisés (sites des OPCO, FAF, syndicats, et le bulletin officiel des annonces des marchés publics BOAMP) qui recense les marchés dont le montant est supérieur à 90 000 euros HT (ça fait rêver !). 
• Consulter régulièrement les sites OPCOs que vous avez sélectionnés et participer à leurs wébinaires
• Identifier les autres organismes de formation, qui pourraient être associés à vos démarches.

En fonction des thématiques sur lesquelles vous souhaitez vous positionner différentes plateformes existent. Des plateformes de marchés publics et/ou privés, comme https://www.e-marchespublics.com/ ou https://centraledesmarches.com/.

Ci-dessous, une vidéo disponible sur le site de l'OPCO AKTO, vous expliquant comment consulter puis répondre à un de leurs appels d'offre.

Trouver des partenaires

Nous l'avons vu plus haut. L'appel d'offre est souvent long (plusieurs années), et engage la responsabilité du donneur d'ordre, OPCO, FAF, Syndicat, avant d'engager celle de l'organisme de formation titulaire du marché public.

Il est donc clair que l'OPCO n'engagera pas son image et sa responsabilité en sollicitant un organisme de formation :

• qui risque de le laisser tomber en cours de route
• qui n'a pas un minimum les reins solides financièrement

Un organisme de formation individuel aura donc tout intérêt à trouver des partenaires pour donner confiance au donneur d'ordre sur la pérennité de l'intervention. Mieux vaut répondre à plusieurs !

Comment construire sa réponse aux appels d’offres ?

Les critères à satisfaire dans le marché public

Contrairement à ce qu’on peut penser, le prix n’est pas le seul critère important dans le choix du prestataire. Même si ça représente une bonne partie de la note finale dans la majorité des cas. 

Il est important de bien étudier l’ensemble des critères qui figurent dans le cahier des charges de l’appel d’offre, tels que : 

• La qualité de l’offre pédagogique tant sur le plan technique : méthodes et outils innovants, inclusifs et ludiques que sur le plan esthétique avec des supports attrayants, épurés, synthétiques mais explicites. Il faut se démarquer, soyez à la pointe de l’innovation (eh oui, vous devez construire et montrer vos supports pour répondre, même si le risque est grand de le faire pour rien !)
• La qualité des prestations proposées : les délais d’intervention en cas de sessions supplémentaires, les conditions d’accueil des stagiaires, l’organisation, l’expérience du ou des intervenants (plus vous avez d'autorité et de références dans le domaine concerné par le marché public, mieux c'est !)
• L’aspect environnemental de l’offre : limitation des impressions, outils de formation novateurs … Et oui l’environnement est la préoccupation de beaucoup de structure ! 
• Les actions sociales que vous vous engagez à mettre en œuvre : possible adaptation des supports pour l’accessibilité

Les éléments qui figurent dans les appels d’offres doivent être non discriminatoires. C’est-à-dire qu’ils ne doivent pas avantager une entreprise aux dépens d’autres. 

Les critères doivent être : objectifs, précis et liés exclusivement à l’objet de l’appel d’offre ou à ses conditions d’exécution. 

Les critères d’un appel d’offre sont précisés dans le cahier des charges disponible sur la plateforme de téléchargement. Les appels d’offres sont maintenant dématérialisés et sécurisés.

Le cadre de la réponse à l'appel d'offre

L'acheteur souhaite être le plus efficace possible dans l'évaluation des dossiers de réponse qu'il reçoit.

Pour ce faire, il va, en premier lieu, imposer un cadre de réponse, commun à tous les instituts qui répondront.

Ce cadre est précisé dans l'appel à projet.

Comment mettre en valeur son organisme ?

Gardez en tête que développer son activité grâce aux appels d’offres demande beaucoup de temps et d’investissement. C’est pourquoi il est important de privilégier la qualité à la quantité dans la réponse à vos appels d’offres. 

Vous pourrez avoir accès à une multitude d’appels d’offres via les plateformes mais il est préférable de prendre le temps en amont de vos réponses, c’est-à-dire dans la sélection des appels d’offres.

Lire attentivement le cahier des charges et les critères d’attribution et sélectionnez des appels d’offres qui correspondent à vos compétences, vos aspirations, vos objectifs. Ciblez les appels d’offres qui vous aideront à valoriser votre expertise et qui permettront de mettre en avant vos atouts.

C’est un peu comme quand vous avez lancé votre activité de formation et que vous avez définit votre « persona ». Dans le choix des appels d’offres c’est le même principe : comment je peux répondre de manière efficace à la "douleur" du donneur d'ordre, afin que mon offre devienne irrésistible à ses yeux. 

Pour ce faire, mettez en avant :

• votre autorité sur le domaine d'expertise concerné par l'appel d'offre (vos diplômes et certifications, vos résultats, vos références clients, les résultats obtenus par vos stagiaires, la façon dont votre formation a impacté la vie des stagiaires, etc.)
• des preuves sociales : témoignages clients et stagiaires. C'est mieux si les témoignages concernent les branches professionnelles concernées par l'appel d'offre
• des garanties (moyens, résultats, etc.)

Si vous vous rendez compte que ça pêche dans un ou plusieurs des données ci-dessus, vous n'arriverez pas à convaincre ! Laissez tomber et passez à autre chose !

Vous avez des questions ? Faites-un commentaire !