La veille, ce n'est pas seulement pour les indicateurs 23 à 26 du référentiel Qualiopi

Qualiopi a amené tous les formateurs et formatrices indépendants à s'intéresser à leur veille pédagogique, si ce n'était déjà pas le cas.

En effet, 4 indicateurs du référentiel national qualité RNQ sont consacrés aux différentes formes de veilles :

• veille règlementaire avec l'indicateur 23
• veille métier avec le 24
• le 25 pour la veille technique et pédagogique
• et enfin l'indicateur 26 pour être capable d'accueillir des personnes en situation de handiap en formation

Chacun d'entre nous est censé se tenir informé des dernières informations consacrées à ces différents aspects, et prouver qu'il en tire des enseignements et surtout des passages à l'action.

Ici, on ne parle pas de la veille commerciale, car Môssieur Qualiopi s'en moque ! Mais pas moi, ni vous d'ailleurs... Et c'est essentiel !



Dans cet article, nous allons partir de la base, comprendre pourquoi il est vraiment important faire sa veille.

Nous nous attarderons aussi sur le "comment" la faire de manière efficace, sans y laisser trop de temps ou d'énergie.

Pourquoi faire de la veille pédagogique ?

Une activité de formation professionnelle se gère comme un projet.

Les chefs de projet le savent bien. Au démarrage, il est essentiel d'analyser le projet dans son environnement interne et externe :

• en interne, le projet est soumis aux forces et aux faiblesses des ressources qui le composent
• en externe, le projet est porté par les opportunités de marché, de financements, et freiné par les menaces constituées des concurrents, des produits de substitution

Une analyse SWOT permet de faire le point sur ces 4 vecteurs de pression sur le projet.

L'étude du SWOT permet donc de mettre en avant les points forts et faibles de votre projet, donc de votre entreprise de formation professionnelle.

Alors, quand je vois certains d'entre vous, essayer de boucler "vite fait" ces "trucs barbants", et s'attacher à leur veille que quelques semaines avant les audits Qualiopi, je suis très inquiet pour leur business.

Basé avant tout sur l'analyse SWOT, l'obligation de se tenir informé peut nous rendre des services très importants, pour peu que l'on considère les éléments suivants :

• la veille est individuelle, et concerne la "surveillance" du projet, dans un but d'anticipation
• elle concerne avant tout l'anticipation des opportunités à saisir, ET des menaces à prévenir, pour votre activité. Elle est basée sur vos compétences, ainsi que sur vos manques
• la veille concerne tous les pans de votre activité, elle n'est pas uniquement réglementaire
• la veille permet notamment de structurer son modèle économique et d'anticiper les ressources à mettre en œuvre, les formations à suivre (autre indicateur Qualiopi).

Le graphique ci-dessus montre une analyse SWOT "standard" d'un organisme de formation individuel.

Cette analyse permet de situer globalement notre activité sur le marché, de prévoir les choses qui peuvent marcher, et de ne pas tomber dans les pièges.

En fait c'est génial la veille !!

Les différentes formes de veille

Comment comprendre ma veille par rapport à mon analyse SWOT.

• S comme strength ou Forces
• W comme weaknesses ou Faiblesses
• O comme opportunités
• T comme threats ou Menaces

Qualiopi demande, oui oui Qualiopi parle, et beaucoup en ce moment, de réaliser plusieurs formes de veille :

• Réglementaire
• Métier
• Pédagogique
• Handicap

En bref, on exige de vous que vous soyez informés :

• Des changements réglementaires (ce qui vous permet de connaitre et anticiper les logiques de financements)
• Des nouveaux outils pédagogiques, ce qui vous permet de proposer un service innovant à vos stagiaires, et donc une meilleure expérience client
• Des évolutions constatées dans votre domaine d'expertise, ce qui vous assure de justement demeurer un expert.

ça craint, je viens de comprendre que Qualiopi est en fait... Vote ami ! Comment allez-vous pouvoir l'annoncer à votre famille ?

Ah ah, trève de plaisanteries. Oui vous avez bien compris, l'intérêt, pour votre business autant que pour faire plaisir à votre nouvel ami, de mettre en place une veille. Elle devra même aller plus loin, elle sera aussi commerciale et stratégique, bien évidemment.

Je sais que pour être efficace, une veille devra être :

•  Automatique, ou plutôt "régulière", à ne pas confondre avec "automatisée"
•  Utile : chacun devra pouvoir en faire quelque chose pour son modèle économique, l'expérience de ses stagiaires, ses compétences

Génial, dans mon cas, elle servira donc à ces fonctions principales :

• Nourrir mes articles de blog avec du contenu de qualité (donc assurer ma visibilité)
• Prévoir mes besoins propres en formation pour l'année à suivre
• Mettre à jour mes cours en ligne
• Développer mon réseau institutionnel et professionnel (notamment au sujet du handicap)
• Me faire gagner du temps avec l'utilisation de nouveaux outils (IA, applications, CRM, LMS, etc.)

Que du bonheur non ? C'est d'ailleurs, ce à quoi elle va servir, que je devrai préciser à l'auditeur le jour J.

Nous allons maintenant nous pencher (pas trop si on ne veut pas tomber), sur les moyens de réaliser votre veille.

Concrètement, comment procéder pour être efficace

Utiliser un assistant IA pour sa veille pédagogique

La mode actuelle est la création d'un agent IA capable de faire la veille pour vous.

Le plus important avec l'IA est de maitriser ce que l'on fait. Donc de bien savoir quoi lui demander.

D'abord, pensez bien à lui expliquer qui vous êtes, les résultats de votre SWOT, ce que vous vendez et à qui. Cela se fait par exemple dans Chat GPT en cliquant sur votre profil, puis "personnaliser".

Vous lui expliquerez aussi (en utilisant la méthode F.A.C.I.L.E) :

• F = la forme de la réponse que vous souhaitez obtenir (fichier PDF, tableau de veille, compte rendu à partager sur les réseaux, etc.)
• A = l'action attendue. Par exemple, vous lui demanderez d'identifier et d'analyser les actualités réglementaire dans le domaine des bilans de compétences sur la période du 01 janvier au 30 septembre 2025
• C = le contexte. Par exemple indicateur 23 de Qualiopi, dans le cadre d'un audit qui aura lieu le 15 octobre 2025
• I = rôle de l'IA. Vous attribuez par exemple le rôle d'ingénieur pédagogique, de juriste, d'expert en certification à l'IA
• L = limites. Il faut définir les limites (taille du tableau, ton employé, niveau d'expertise juridique, etc.)
• E = Exemple de réponse attendue. Vous pouvez lui télécharger un exemple de tableau de veille réalisé précédemment pour qu'il soit en mesure de vous fournir quelque chose qui y ressemble

Si vous ne souhaitez pas vous "embêter" avec tout cela, vous pouvez le faire faire par un spécialiste IA, ou encore mieux, par un spécialiste de la veille formation.

Certains consultants, experts en Qualiopi et en dossiers de certification RS ou RNCP proposent des agents IA tout prêts comme "gratuits" pour vous attirer dans leurs tunnels de vente. Pourquoi ne pas essayer ! Vous en trouverez de nombreux sur le réseau social LinkedIn.

Ma méthode plus traditionnelle

De mon côté, je préfère une méthode que je qualifierai de plus traditionnelle, et sociale.

Le réseau social LinkedIn est parfait pour faire tous les types de veille, pour plusieurs raisons :

• Vous y trouvez tous vos concurrents
• Vous pouvez avoir accès aux "top voices" dans votre domaine d'activité et sur le domaine de la formation professionnelle, et suivre leurs publications
• De nombreux consultants basent leurs pratiques commerciales sur leur visibilité sur ce réseau, et publient donc du contenu de qualité : Johann Vidalenc, Nathalie Le Ster, etc.

En suivant les personnes qu'il faut (voir critères pour une bonne veille ci-dessous), vous obtenez toutes les bonnes informations en y consacrant 10 à 30 minutes par jour.

Et ce, sur toutes les formes de veille.

Vous pouvez aussi vous abonner à des newsletter spécialisées dans votre métier, et dans le domaine de la formation professionnelle comme Digiforma Veille. Pour satisfaire aux indicateurs Qualiopi, il ne vous restera plus qu'à publier un tableau de veille avec les colonnes suivantes :

• Date de découverte de l'actu
• Source de l'information
• Type de veille : réglementaire, pédagogique, commerciale, technique, métier
• Information retenue
• Action engagée
• Résultat

Et aussi (ne pas oublier !), à établir une liste de contacts de spécialistes du handicap de votre Région.

Les 3 critères que je retiens pour choisir les "influenceurs" veille que je suis :

• Fiabilité de la source (où travaillent-ils, pour qui, quelles sont leurs références ?)
• Fréquence des publications : à minima plusieurs fois par semaine
• Capacité à synthétiser les bonnes informations. en effet, certains vous plaquent les textes de lois, comme ça, tandis que d'autres les lisent et en font une synthèse !

A vous de jouer !