Comment réaliser une analyse de son activité de formation
Depuis maintenant un peu plus d'un an, j'anime régulièrement la formation "Construire sa stratégie d'entreprise de formation", en partenariat avec l'OPCO AKTO. Sur les 2 jours de formation, environ une demi-journée est consacrée au pilotage de l'activité de formation des participants. Les enseignements sont très nombreux.
Dans cet article, je vous propose d'explorer divers outils pour perfectionner l'efficacité de votre organisme de formation. Nous aborderons l’application du PESTEL et de la Pimento MAP au contexte formation. Nous nous pencherons également sur les 5 forces de Porter pour évaluer la concurrence de manière rigoureuse. Nous finirons par l’analyse SWOT.
Ces 4 outils peuvent aussi bien être utilisés lors de la création de l'activité, que pour analyser une entreprise existante.
Piloter son activité de formation avec PESTEL
La formation professionnelle est une activité réglementée et de ce fait est fortement impactée par les décisions politiques, l'évolution de la réglementation, et logiquement les logiques en faveur de l'environnement. Sur ce dernier point, je reste plus que sceptique. En effet, j'ai longtemps exercé la fonction de responsable environnement dans l'industrie papetière (15 années) et ma formation initiale m'a spécialisé dans la chimie de l'eau et de l'environnement. Je suis par culture, et par valeurs, intéressé par l'écologie. Même si une partie des fonds de la formation professionnelle, notamment du FNE, ont servi aux transitions écologiques, ou énergétiques, je ne sens pas un grand engouement, ni des clients, ni des stagiaires, et encore moins de l'état pour favoriser des mesures dans ce sens.
L'évolution de la technologie a aussi un impact important sur nos métiers, notamment dans l'évolution des outils numériques que nous pouvons utiliser.
Aujourd'hui, l'analyse PESTEL révèle 3 impacts majeurs que nous devons prendre en compte, de manière vitale :
- La révolution de l'IA qui nous permet de faciliter la création de contenu commercial ou pédagogique, nous facilite la gestion de notre activité, et nous permet de vendre des formations en grande quantité sur le sujet. En même temps, nombre d'entre nous craignent que l'IA rebatte totalement les cartes jusqu'à probablement faire disparaitre certaines de nos missions
- L'instabilité politique du moment qui favorise l'instabilité réglementaire, le statu quo des entreprises qui attendent avant de se lancer dans de nouveaux projets, ainsi que le report des projets de formation des particuliers
- La situation économique de la France, médiocre, avec une dette abyssale, qui a pour conséquences une pression financière sur les entreprises, ainsi qu'une pression sur les financeurs. C'est ainsi que les mesures adoptées au niveau du CPF depuis 2 ans, ainsi que plus récemment sur l'apprentissage, plombent notoirement certaines activités de formation
L'analyse de la concurrence avec les 5 forces de PORTER
Les 5 forces de PORTER nous renseignent sur la pression que le monde extérieur exerce sur notre activité, et en particulier celles de nos concurrents. Comme son nom l'indique, 5 aspects sont mesurés :
- La facilité que de nouveaux entrants auraient à venir nous faire concurrence
- L'intensité de la concurrence existante en nombre et en pratiques commerciales
- Notre liberté à pouvoir fixer les prix que nous souhaitons pour nos formations
- Notre pouvoir de négociation avec nos fournisseurs : consultants (qualiopi, dépôt de dossiers France Compétences, etc.), organismes certificateurs (partenariats), outils et applications (CRM, LMS, etc.)
- La menace que représente les produits de substitution : IA, influenceurs, etc.
L'infographie ci-dessus nous montre que la pression concurrentielle est très importante pour la plupart d'entre nous. Elle n'est pas forcément liée à l'arrivée de nouveaux entrants (même si ça existe, notamment avec les "escrocs" du CPF), car ces derniers sont soumis à de grandes contraintes, comme la déclaration d'activité, la certification Qualiopi, ou encore la procédure d'entrée au CPF (EDOF). Elle est par contre exacerbée par :
- Une offre bien supérieure à la demande
- Une faible croissance du marché liée à l'instabilité politique et les robinets "gouttes à gouttes" des financeurs
- La menace des produits de substitution (avec l'IA générative, plus besoin de formateurs !)
- La multiplication des formations "gratuites"
- La morosité des entreprises
Une analyse fine du business avec Pimento Map
L'outil stratégique Pimento MAP, idéal pour les organismes de formation, pourrait vous aider à approfondir la question essentielle du positionnement de votre activité existante. Cet outil se fonde sur 18 questions réparties en six catégories : marché, activité, positionnement, investissement initial et opérationnel, management et offre. Chaque question est minutieusement élaborée pour évaluer divers aspects de votre organisme.
Les interrogations relatives au marché explorent le potentiel de celui-ci ainsi que sa croissance prévue. Les questions concernant l'activité scrutent vos ressources internes tandis que celles liées au positionnement tentent de comprendre comment vous pouvez vous distinguer des concurrents.
Les autres catégories - investissement initial et opérationnel, management et offre - abordent respectivement les coûts financiers associés à votre organisme; sa gestion; et ce que vous proposez aux apprenants.
Chaque interrogation a son importance spécifique dans le contexte global qu'est votre organisme de formation. La Pimento MAP propose donc une vue panoramique qui favorisera une prise de décision plus éclairée lorsqu'il s'agit d'améliorer ou refondre votre structure existante.
Vous pouvez créer gratuitement une carte pour évaluer la maturité de votre modèle économique tout en mesurant et minimisant les risques d'accidents pour la suite.
Cette carte vous donnera accès à une représentation graphique (voir image ci-dessus) de votre activité en 4 couleurs, les mêmes que l'on peut trouver au niveau des vigilances météo :
- Vert : tout va bien
- Jaune : on peut encore améliorer
- Orange : point de vigilance important
- Rouge : menace grave pour votre business
La couleur dominante vous donne un aperçu rapide de la santé de votre business. Le graphique proposé est accompagné d'une vidéo moins convaincante, et de conseils prodigués par catégorie, beaucoup plus intéressants.
Et de terminer par une matrice SWOT
la matrice SWOT est un outil bien connu des chefs de projet. Elle est en général utilisée en amont du démarrage pour évaluer 4 données importantes dont 2 sont internes (forces et faiblesses), liées à l'organisme en lui-même, et deux sont environnementales, externes (Opportunités et menaces).
- S = Strength = forces
- W = Weaknesses = faiblesses
- O = Opportunities = opportunités
- T = Threats = menaces
Pour une activité de formation, on pourra exprimer les points suivants, qui sont très importants (je vous laisse les remettre dans les bonnes cases S, W, O ou T) :
- Le besoin en fond de roulement ou BFR est souvent important. Pour un indépendant, on parle de 75 jours de CA à immobiliser en trésorerie pour le financer. Et il peut encore augmenter lorsque les financeurs (certains sont bien connus pour cela) tirent sur les délais de paiement
- La concurrence est la plupart du temps très intense comme on l'a vu plus haut
- L'IA et le développement des outils numériques permettent de proposer des formations haut de gamme avec peu de moyens
- Plus on est expert de son domaine, et mieux c'est !
- Etc.
Finalement, est-ce une bonne idée de créer dans la formation ?
La création et le développement d'un organisme de formation, y compris en micro entreprise reste une bonne affaire car nous aurons toujours besoin de nous former, et les actifs français de savent. Selon le dernier baromètre de Centre Inffo, 7 français sur 10 envisagent la formation comme une nécessité autant que comme une opportunité.
Cependant deux éléments essentiels sont à noter :
- Les moyens à mettre en œuvre pour l'acquisition client ne sont surtout pas à sous estimer, ni en temps, ni en énergie. L'offre est très supérieure à la demande et il faut donc se différencier de manière importante
- Le suivi quotidien d'indicateurs de performance et l'analyse fréquente de son business sont devenus indispensables à la pérennité de l'entreprise.
Ressources gratuites
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