Passer la certification Qualiopi | Quand et pourquoi | Comment | Combien | VitEssentiel

Posons tout de suite le décor : La certification Qualiopi ne sert qu'à une seule chose : permettre à des clients de bénéficier de financements publics pour l'achat de formations.

Pas de Qualiopi = pas de financements possible

8 novembre 2023, la DARES publie les premiers résultats d'une enquête sur la certification Qualiopi :

• 49% des répondants sont certifiés quand 4% sont en cours de certification.
• On apprend que 48% des non certifiés trouvent les démarches trop lourdes, et 31% le retour sur investissement pas assez important.

Décembre 2024, le Jaune budgétaire sur la formation professionnelle en France constate :

• Environ 100 000 organismes de formation actifs en France (dont 40% d'individuels)
• 45000 certifiés Qualiopi

Mi-2025, on annonce une version 10 du guide de lecture Qualiopi, plus dure encore !

La complexité de cette certification, ainsi que les coûts élevés (pour un faible retour sur investissement) sont pointés du doigt par certains, pendant que d'autres déplorent le fait qu'elle ne va pas assez loin, et ne permet pas d'améliorer significativement la qualité des formations en France.

Alors, c'est quoi la réalité ? Quand et pourquoi devenir formateur Qualiopi ? Comment obtenir cette certification ? Quel est le coût réel ?

Je vous invite à un tour d'horizon complet dans ce nouvel article.

Devenir formateur Qualiopi ? C'est quoi ?

La certification Qualiopi, appliquée aux actions de formation, est un ensemble d'indicateurs à respecter dans la conception, l'animation, l'évaluation des prestations proposées par les formatrices et formateurs indépendants, en réponse à un besoin exprimé. A quelques exceptions près, cela représente et concrétise les bonnes pratiques de notre métier.

Pour mention, il existe des variantes spécifiques aux CFA, aux organismes prestataires de bilans de compétences ou aux consultants VAE.

Parlons d'abord prérequis. pour passer la certification, il vous faudra :

• Un numéro de Siren
• Un numéro de déclaration d'activité NDA
• Une action engagée avec un client dans la catégorie visée (action de formation, bilan de compétence, apprentissage, VAE). On peut viser plusieurs catégories lors du même audit, il faudra alors autant d'action engagée de de catégorie visée)

Quand vous décidez de passer la certification, vous prenez rendez-vous avec un organisme certificateur,(il en existe une petite quarantaine, habilités à délivrer la certification) pour qu'un auditeur vienne vérifier que les indicateurs sont bien respectés, sur un échantillon représentatif des formations vendues.

Il le fera 2 fois sur une période de 3 ans, en tout début (audit initial ou de renouvellement), puis en milieu de période (audit de surveillance).

Ces audits vous coûteront environ 2000 € HT pour la période entière (soit 700 € HT par an).

Concrètement, que vous demande t-on ? D'analyser la demande de votre client pour proposer une action en adéquation avec ses besoins, de vérifier que la formation sera bien adaptée aux stagiaires, de préparer des situations d'apprentissage en lien avec des objectifs pédagogiques, d'évaluer vos stagiaires, d'analyser vos pratiques, faire de la veille ou encore vous former tout au long de votre vie professionnelle.

Bien sûr un auditeur rigide et pointilleux pourra vous coller quelques non conformités mineures par rapport à son interprétation de la norme, mais rien de difficilement corrigible si votre process de travail habituel est maitrisé.

Au final, être capable de répondre positivement aux indicateurs Qualiopi, même si on ne passe pas la certification, est un excellent moyen d'évaluation de ses pratiques de formation, et je dirais même plus, de ses pratiques d'entrepreneur.

Chez mes prospects, des formatrices et formateurs, qui comme vous, se posent la question du passage de la certification, le problème réside souvent dans le fait qu'ils se trompent.

Pour eux, la certification leur permettra de gagner plus d'argent, plus vite. Et souvent ils vont être déçus, car le seul fait de détenir le sésame n'est pas gage de "plus de clients".

Seuls un modèle économique bien préparé, une démarche marketing et commerciale efficace vous apporteront les clients et le chiffre d'affaires.

Qui est vraiment concerné par Qualiopi ?

Les 7 critères ainsi que les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ), dit Qualiopi, sont basés sur une logique d'amélioration continue, représentée par le PDCA ou Roue de Deming, du nom d'un américain qui a aidé à reconstruire le Japon après la seconde guerre mondiale.

PDCA signifie Plan, Do, Check et Act. S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue, c'est :

• Planifier ses activités
• Réaliser ce qu'on a prévu
• Vérifier les résultats
• Réajuster si nécessaire

Et on recommence.

Je dirais donc que la certification est bonne pour tous les formateurs et formatrices, quelque soit leur modèle économique. Maintenant on l'a vu, cela a un coût ! En soi, suivre les 32 indicateurs est à mon sens une nécessité pour faire de la Qualité, mais décider de passer la certification est un choix, car tous les modèles ne le nécessitent pas.

Qualiopi et le formateur occasionnel

Si vous ne faites que de la sous-traitance, c'est à dire que vous concevez et animez des formations pour des écoles ou des organismes de formations, vous n'êtes concerné par Qualiopi que si (conditions cumulatives) :

• Vous n'êtes pas en micro entreprise
• Vous intervenez sur des formations pour lesquelles les apprenants ont mobilisé leur CPF.

Même si vous n'êtes pas concerné, un OF pourrait décider de ne sous-traiter qu'avec des formatrices et formateurs Qualiopi, afin de se faciliter sa propre certification.

Si vous intervenez comme formateur interne, vous n'êtes pas concerné, à titre personnel, par la certification, hors le fait d'appliquer les procédures internes à votre employeur.

Le Consultant Formateur Indépendant

Un CFI intervient principalement comme expert pour des entreprises, dans son domaine : coaching, consulting, interventions techniques, etc. Il vend principalement du conseil.

La plupart du temps, il sera amené à produire des actions de développement des compétences, à destination des salariés qui doivent mettre en œuvre ses solutions. L'entreprise souhaitera alors très certainement mobiliser des financements OPCO, sur le plan de développement des compétences de ses employés.

Le CFI devra alors avoir la certification Qualiopi, ou passer par une entreprise de portage salarial qui le propose.

L'organisme de formation ou centre de formation individuel

C'est le modèle économique par excellence, qui nécessitera de passer à l'action. En effet, les OF pour lesquels c'est le plus intéressant sont ceux qui vendent des prestations de formations à:

• Des particuliers financés par des fonds publics (CPF, Aide individuelle de Formation)
• Des Travailleurs non salariés TNS financés par les FAF
• Des entreprises de moins de 50 salariés pour leur plan de développement des compétences

Ou qui voudraient décrocher un marché public proposé par un OPCO, ou une Région.

Là, non seulement la certification Qualiopi est indispensable, mais bien souvent elle ne suffit plus.

De plus en plus, ce modèle économique demande de rendre son offre de formation certifiante.

Les formateurs en ligne

De plus en plus, certains proposent des actions exclusivement en e-learning, sans accompagnement, qui sont financées la plupart du temps par des particuliers, ou des entreprises sur leurs fonds propres.

Dans ce cadre là, nul besoin de Qualiopi !

Comment répondre efficacement aux 32 indicateurs

Le guide de lecture proposé par l'état nous offre une description détaillée de ce qu'il faut faire pour obtenir la certification. C'est d'ailleurs le document utilisé par les auditeurs et auditrices le jour des audits.

A partir de la page 7, chaque indicateur est détaillé (1 par page), avec :

• Dans le cadre bleu marine, l'intitulé de l'indicateur, comme proposé dans le RNQ (Référentiel National Qualité). Attention, en lisant attentivement, on comprend que certains indicateurs ne vous concernent pas (par exemple, les indicateurs 3, 7 et 16 ne concernent que celles et ceux qui interviennent dans le cadre d'une formation sanctionnée par une certification professionnelle RNCP)
• Dans le cadre grisé, les attendus pour les organismes de formation. dans ce cadre, tous les mots sont importants, TOUS !
• Dans le cadre rouge, les causes de non conformités majeures ou mineures (vous avez droit à 4 non conformités mineures sans conséquences, mais aucune non conformité majeure)
• Sous le cadre bleu, des exemples de preuves demandées (la liste n'est jamais exhaustive
• Dans le cadre bleu clair tout en bas de page, ce qu'on attend des sous-traitants concernés par Qualiopi

En réalité, si vous appliquez les bonnes pratiques de la pédagogie dès la création de votre activité de formation, si vous faites votre veille, si vous suivez des indicateurs de performance et écoutez les retours de vos stagiaires, tout ira très bien !