De soignant à formateur : guide complet pour créer son organisme de formation avec le CPF

Comment obtenir son numéro de déclaration d'activité (NDA) sans faire d'erreurs ?

C’est souvent l’étape qui fait le plus peur aux professionnels de santé : le passage du côté administratif du miroir.

Pourtant, l'obtention du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est la clé de voûte de votre projet. Sans lui, vous n'êtes pas officiellement un organisme de formation aux yeux de l'État, et vous ne pouvez prétendre à aucune exonération de TVA ni à aucun financement public.

Pour un soignant habitué à la rigueur des protocoles de soin, la procédure est tout à fait accessible, à condition de respecter un ordre précis pour éviter un rejet de la part de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi du travail et des solidarités).

1. La signature de la première convention : le déclencheur

Contrairement à une idée reçue, on ne demande pas un NDA "à vide". Pour déposer votre dossier, vous devez déjà avoir conclu un premier contrat ou une convention de formation avec un client (un établissement de santé, une entreprise ou un stagiaire individuel).

Un contrat de sous-traitance (intervenir en formation pour une école, un organisme de formation à titre de travailleur indépendant) fonctionne aussi. En 2025, les dossiers avec des contrats de sous-traitance sont ceux qui sont le mieux passés !

C'est cette preuve d'activité qui déclenche le processus.

2. Le dossier de déclaration initiale

Une fois ce premier contrat signé, vous avez 3 mois pour effectuer votre déclaration en ligne sur la plateforme "Mon Activité Formation". Les pièces justificatives demandées sont précises :

• Le formulaire de déclaration CERFA initiale complété.
• La copie du justificatif d'attribution du numéro SIRET (en tant qu'auto-entrepreneur ou société), et un extrait de casier judiciaire
• La copie de la première convention ou du bon de commande.
• Le programme de formation détaillé (objectifs pédagogiques, prérequis, durée, modalités d'évaluation).
• La liste des formateurs (vous-même) et leurs titres et qualités (joindre le CV et la copie des diplômes).

Je vous conseille de joindre aussi une copie de la feuille d'émargement, ainsi que les grilles d'évaluation.

3. Les erreurs classiques à éviter

Beaucoup de soignants voient leur dossier refusé à cause de détails sémantiques. Par exemple, confondre "information" et "formation", ou ne pas définir de critères d'évaluation clairs. La DREETS est très attentive à l'usage des bons termes, et à de nombreux autres détails.

Conseil d'expert : Votre programme doit démontrer une réelle montée en compétences. Si votre contenu ressemble trop à une simple conférence, votre NDA sera refusé. C'est précisément sur cette structuration pédagogique que ma formation vous accompagne, pour garantir un dossier "zéro défaut".

Une fois le dossier validé, vous recevrez votre précieux numéro sous 30 jours (ce délai devrait passer rapidement à 60 jours).

Un projet de 2025 vise à simplifier ces démarches pour le formateur indépendant, et allonge la durée de traitement du dossier DREETS à 60 jours).



Félicitations : vous êtes officiellement prestataire de formation.

Mais attention, ce numéro n'est que la première étape. Pour que vos futurs stagiaires puissent utiliser leur CPF, il vous faudra ensuite franchir la marche de la certification Qualiopi.

Certification Qualiopi : Le sésame pour l'accès aux financements (CPF, OPCO)

Si le NDA est votre permis de conduire, Qualiopi est votre homologation pour rouler sur l'autoroute de la formation professionnelle. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est devenue le passage obligé pour tout organisme de formation souhaitant que ses clients bénéficient des fonds publics ou mutualisés. Pour vous, futur formateur en santé, cela signifie une chose simple : sans Qualiopi, vos stagiaires ne peuvent pas commencer à penser à utiliser leur CPF, et les établissements de santé ne peuvent pas faire prendre en charge vos interventions par leur OPCO (comme l’ANFH).

Pourquoi est-ce un défi particulier pour les soignants ?

Le référentiel national qualité (RNQ) repose sur 7 critères et 32 indicateurs. Pour un professionnel issu du soin, le langage peut paraître déroutant : on y parle de "veille légale", de "processus de sélection", ou de "taux d'assiduité". Cependant, vous possédez un avantage majeur : la culture de la traçabilité. Tout comme vous remplissez des dossiers de soins infirmiers ou des comptes-rendus cliniques avec rigueur, vous saurez documenter votre processus pédagogique.

Comment obtenir la certification sans s'épuiser ?

L'erreur classique est de vouloir créer une usine à gaz administrative. La certification Qualiopi ne juge pas le contenu de votre expertise médicale ou paramédicale, elle juge la qualité de votre organisation. Elle vérifie que :

• Vous analysez correctement les besoins de vos stagiaires avant la formation.
• Vos objectifs pédagogiques sont clairs et mesurables.
• Vous mettez en place un système de recueil des avis (satisfaction) pour vous améliorer.

Passer l'audit initial peut sembler impressionnant, mais c'est aussi un formidable levier pour structurer votre activité de manière professionnelle dès le départ. C'est le moment où vous passez du statut de "soignant qui donne des conseils" à celui de chef d'entreprise de formation.

Le saviez-vous ? Une fois certifié Qualiopi, votre visibilité change radicalement. Vous n'êtes plus un simple prestataire, vous devenez un partenaire de confiance pour les institutions de santé qui ont l'assurance que votre méthodologie respecte les standards nationaux.

Comment être visible et développer son activité de formation ? Le marketing, oui, mais éthique !

Une fois le cadre administratif et réglementaire posé (NDA, Qualiopi), la question cruciale est : comment trouver ses premiers clients et pérenniser son activité ? C'est là qu'intervient le marketing de la formation, une démarche essentielle pour toute entreprise, y compris dans le secteur de la santé.

Oubliez l'idée que "se faire connaître" est réservé aux commerciaux. Pour un formateur indépendant, c'est la capacité à articuler clairement son offre, à identifier ses cibles et à utiliser les bons canaux de communication.

Cependant, pour un professionnel de santé, le marketing revêt une dimension particulière. Les codes de déontologie, qu'ils soient infirmiers, psychologues ou autres, encadrent strictement la publicité. Il ne s'agit pas de "vendre" un acte de soin, mais bien une compétence pédagogique.

L'enjeu est de construire une stratégie qui inspire confiance, qui met en avant votre expertise, sans tomber dans l'autopromotion excessive ou la promesse de résultats irréalistes, souvent prohibés. Vous devez incarner une approche éthique, alignée avec les valeurs du soin que vous avez toujours défendues.

Votre visibilité passera par plusieurs piliers :

• Votre réseau professionnel : Vos anciens collègues, chefs de service, et pairs sont vos meilleurs ambassadeurs. Participez à des congrès, des journées d'études.
• Le marketing digital : Avoir un site web professionnel optimisé pour le SEO (comme cet article !) est fondamental. Les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn notamment) sont des outils puissants pour partager votre expertise et interagir avec votre cible. Un blog où vous partagez vos analyses sur les évolutions du secteur de la santé peut vous positionner comme une référence.
• Le référencement sur les plateformes : Une fois Qualiopi obtenue, être visible sur le site du CARIF, de France Travail, ou encore du CPF, est un gros atout, mais cela nécessite aussi une stratégie pour se démarquer.

La clé est d'adopter une démarche marketing respectueuse des règles déontologiques. Mettre en avant votre expérience terrain, la qualité de votre approche pédagogique, les bénéfices concrets pour les participants et l'alignement de votre offre avec les besoins du secteur de la santé. Évitez les slogans sensationnalistes ; préférez la preuve par l'exemple, les témoignages de satisfaction et la démonstration de votre valeur ajoutée.

C'est en alliant expertise du soin et stratégie de communication intelligente que vous développerez une activité de formation pérenne et reconnue.

Ne laissez plus votre expertise dormir, transmettez-la !

Passer de soignant à formateur est bien plus qu'un simple changement de fiche de poste : c’est une véritable mission de transmission qui redonne du sens à votre parcours professionnel.

Comme nous l'avons vu, le chemin est balisé, du montage de votre dossier administratif à l'obtention de la certification Qualiopi, jusqu’à la mise en place d'une communication éthique et efficace.

Le secteur de la santé, particulièrement en cette période où la santé mentale et le bien-être au travail sont des priorités nationales, a un besoin urgent de votre vécu terrain. Pourtant, l'aventure de l'indépendance ne doit pas se faire dans la solitude ou l'improvisation.

Sautez le pas avec l'accompagnement Vit'Essentiel

Parce que votre temps est précieux et que votre énergie doit rester focalisée sur la pédagogie, j’ai conçu un programme de formation dédié.

Cette prestation a été spécifiquement pensée pour les infirmiers, psychologues et cadres de santé qui souhaitent créer et développer une activité de formation pérenne.

Pourquoi choisir Vit'Essentiel ?

• Formation certifiante : Repartez avec un titre reconnu qui valide vos compétences de formateur.
• Expertise administrative : Nous vous guidons pas à pas pour votre NDA et la préparation de votre audit Qualiopi.
• Marketing éthique : Apprenez à devenir visible tout en respectant votre déontologie de soignant.
• Financements possibles : Notre formation est éligible au CPF, et à bien d'autres financements,  vous permettant de financer votre projet.

Ne restez pas seul face à vos doutes. Rejoignez les nombreux professionnels qui ont déjà transformé leur carrière avec nous.