Les obligations des consultants formateurs indépendants

Aline est consultante formatrice indépendante et son expertise porte sur la sécurité et la prévention des risques. Elle intervient dans les entreprises pour du conseil.

Depuis une année, elle conçoit et anime des formation en sous-traitance auprès de 2 organismes de formations. Enfin, récemment, certains de ses clients en direct lui ont demandé si ses prestations de conseil pouvaient être "accompagnées" de formations, si possible finançables.

Que de bonnes nouvelles ! Et Aline commence à gagner plus d'argent. Elle est en micro entreprise, et s'approche des seuils de TVA.

Interpelée d'abord par le projet de seuil à 25000 €, elle a commencé à s'intéresser de près à ses éventuelles obligations, comme organisme de formation individuel.

Catastrophe ! A l'instar de l'hypocondriaque qui cherche des explications sur ses nouveaux symptômes (sur le net), Aline s'est fait peur ! Obligations comptables, de publicité, elle ne sait plus ce qu'elle doit faire, ce qu'elle risque.

Pour l'aider à faire le point sur les obligations des consultants formateurs indépendants (CFI), je vous propose ce nouvel article ou promis, on ne parlera pas que de déclaration d'activité, de bilan pédagogique et financier, et de TVA.

Les obligations bien connues des CFI

La déclaration d'activité auprès de la DREETS

Aujourd'hui, tout le monde sait qu'il faut réaliser un dossier de demande de déclaration d'activité, dès lors qu'on dispense des formations, même exclusivement en sous-traitance. Vous trouverez partout les modalités pour créer ce dossier, y compris sur l'infographie ci-dessus.

Maintenant, les DREETS deviennent de plus en plus exigeantes et intransigeantes. Il est donc primordial d'éviter de faire des erreurs qui peuvent être fatales, lors de la constitution de votre dossier de déclaration d'activité.

J'attire aussi votre attention sur un autre point. Cette obligation existe depuis très longtemps. je fais de la formation depuis 2009 et je l'ai toujours connue. Pourtant, jusqu'au début des années 2020, de très nombreux prestataires ne l'avaient pas, et de nombreux débats éclataient sur la toile quant à cette obligation, notamment pour les sous-traitants. Oui, une loi pas ou peu appliquée peut paraitre "optionnelle" pour certains (moi le premier), jusqu'au jour où...

Le Bilan Pédagogique et Financier ou BPF

Nous sommes en pleine période de déclaration. En effet, après une année "pleine", soit un exercice complet, cette formalité est obligatoire sous peine de perdre son NDA, en cas d'oubli.

Le bilan pédagogique consiste à déclarer le nombre d'heures de formations dispensées, le nombre de stagiaires suivis, le tout par spécialités de formation.

Le bilan financier consiste à déclarer le chiffres d'affaires réalisé par catégories de financements (sous-traitance, CPF, entreprises sur leurs fonds propres, OPCOs, etc.).

Concrètement, il convient de remplir un CERFA directement sur le site (Mon Activité de Formation).

Séparer les obligations comptables de l'activité de formation

Tout le monde en a entendu parler, mais bien peu l'appliquent, en se disant que comme personne ne le fait vraiment (même certaines comptabilités réalisées par des professionnels sont très approximatives !). Il faut pourtant, bel et bien séparer les opérations de recettes et dépenses liées à l'activité de formation, des autres recettes et dépenses. Et ceci, même en micro entreprise !

Qualiopi et l'exonération de TVA sont-elles des obligations ?

La réponse est non, car il s'agit de 2 choix stratégiques :

• La certification Qualiopi ne devient obligatoire que lorsqu'on vend des formations financées par des fonds publics (OPCO, FAF, CPF, France Travail, etc.)
• Le choix de l'exonération de TVA appartient à la structure, et surtout du fait que les clients gèrent (ou pas) la TVA. Pour information, seuls les entreprises et les OPCOs gèrent de la TVA.

Les obligations un peu moins connues des CFI

Les obligations de communication et de publicité

Les organismes de formations, doivent mettre en place un certain nombre de choses en matière de communication et de publicité :

• Le numéro de déclaration d'activité NDA doit figurer sur les contrats et conventions de formation, ainsi que sur les factures
• Ce même NDA n'est absolument pas obligatoire sur les documents commerciaux, et s'il est utilisé, il doit clairement être différencié d'un quelconque agrément de l'état. Voici quelques années, j'ai reçu un courrier recommandé de la DREETS me menaçant de 4500€ d'amende et 1 an de prison parce que mon NDA était présent sur mon site internet en bas de page, sans qu'il soit précisé "Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'état" (retrouver la phrase exacte à utiliser sur votre courrier accompagnant la notification de votre NDA par la DREETS, ou dans la mini-formation offerte sur les obligations des OF.
• Avant toute conclusion d'un contrat ou d'une convention de formation professionnelle, les stagiaires auront été informés :
• Du programme de formation (avec les rubriques obligatoires)
• Du règlement intérieur
• De la liste des formateurs
• Des conditions générales de vente CGV, surtout si le client est un particulier
• Si vous détenez la certification Qualiopi, le certificat doit être disponible en téléchargement sur votre site web, et affiché sur le lieu de formation. L'utilisation des logos Qualiopi, CPF, etc est aussi encadrée.

Les obligations comptables

Je vous expliquais plus haut que le NDA avait longtemps été "sous employé" car très rarement demandé par les sous-traitants avant 2020. La plupart pensait d'ailleurs que cela ne les concernait pas. Bien, je crois qu'il en est de même pour une première obligation comptable.

Au delà de 15244 € de chiffre d'affaires (CA), les titulaires d'une activité de formation sont censés produire un bilan, un compte de résultat et une annexe. Cette obligation date d'avant le passage à l'euro, soit avant les années 2000. Preuve en est que 15244 € (montant qui pourrait paraitre bizarre à première vue) correspondent exactement à 100 000 francs français, limite établie à l'époque.

Le régime de la micro entreprise, ou de l'auto entreprise, a été créé en 2009. Ce dernier n'impose pas de comptabilité établie dans les règles, mais simplement la tenue de registres de dépenses et de recettes. De très nombreux formateurs et formatrices indépendants, en entreprise individuelle au réel, ou au régime micro (je dirais même la très grande majorité) ne produisent pas ces documents.

Je n'ai jamais entendu parler de campagnes de contrôles et de sanctions sur ce sujet, mais la loi est très claire, cela devrait être fait ! Et ceci même si on ne fait que de la sous-traitance !

Que les dirigeants de société ne se croient pas sortis d'affaire ! J'ai rarement constaté que l'annexe fut produite, même par un cabinet d'expertise comptable ! Et même parfois, les consignes des DREETS pour le plan comptable général des OF ne sont pas appliquées non plus.

Nous avons aussi parlé plus haut de la séparation des opérations liées à l'activité de formation dans la comptabilité. Deux choses peuvent être un peu problématiques :

• Trouver des recettes de formation sans TVA, en même temps que des prestations de conseil avec TVA. Cela peut être un peu complexe de séparer les dépenses concernées par l'une ou l'autre des 2 activités.
• Tenir une comptabilité, en en plus séparée, lorsqu'on est en micro entreprise

Les obligations liées à l'hygiène, la sécurité, et le handicap

En présentiel, les organismes de formation doivent assurer la sécurité des apprenants en formation dans leurs locaux. Un plan d'évacuation des locaux en cas de problème doit être affiché, avec des consignes de sécurité.

Par ailleurs, le matériel incendie, ou encore le défibrillateur doivent être maintenus en état et vérifiés régulièrement. Le personnel doit être formé à leur utilisation.

Les locaux doivent être nettoyés et désinfectés. Les déchets seront gérés et les apprenants sensibilisés aux différents usages à ce niveau.

Les personnes en situation de handicap doivent pouvoir assister à vos formations. Pour cela, vous devez faire attention à deux notions essentielles :

• L'accessibilité : c'est mettre des mesures en place pour favoriser l'accès des prestations au maximum de personnes atteintes des différentes formes de handicap, ou de maladies invalidantes
• La compensation : c'est adapter la prestation à UNE personne dans un cas particulier, qui en ferait la demande

La question du handicap concerne aussi bien les prestations en présentiel qu'à distance.

Conclusion pour les consultants formateurs indépendants

Dans la période actuelle, les DREETS, les impôts, les financeurs ont promis de faire plus de contrôles et on a tous remarqué que les règles se durcissent :

• Obtenir son NDA n'est plus si facile
• Rentrer au CPF est devenu plus que difficile

Dans ce contexte, je crois qu'il vaut mieux faire très attention à ses pratiques, notamment en ce qui concerne la publicité, la communication des bons éléments au bon moment, ainsi que la comptabilité.

Je vous rappelle enfin, que certains documents comme les contrats et conventions de formations, ainsi que les certificats de réalisation sont obligatoires.

Mais pas de panique, je vous rappelle aussi que vous pouvez acquérir gratuitement nos cours en ligne sur ce sujet. A bientôt !